Política de Privacidad

Este documento se encuentra en revisión legal previa a su publicación definitiva. El contenido refleja el funcionamiento actual y planificado de VirtuaClinic de buena fe, pero no debe considerarse asesoría legal ni una versión final hasta que un abogado habilitado en Chile confirme su conformidad con la Ley N° 19.628 y, desde su entrada en vigencia el 1 de diciembre de 2026, con la Ley N° 21.719.

1. Quiénes somos y a quién aplica esta política

VirtuaClinic es una plataforma de gestión clínica operada porVirtuaSolutions SpA (en proceso de constitución — RUT pendiente de asignación), con domicilio en Antonio Bellet 193, Oficina 1210, Piso 12, Providencia, Santiago, Chile, en adelante "VirtuaClinic". Esta política aplica a dos tipos de titulares de datos distintos, con roles distintos frente a VirtuaClinic:

• El profesional o clínica que crea una cuenta ("el Cliente", "la Clínica") — sus propios datos de registro, facturación y uso de la plataforma.
• Los pacientes de la Clínica — cuyos datos de ficha clínica son ingresados por la Clínica, no por VirtuaClinic, y respecto de los cuales VirtuaClinic actúa como encargado del tratamiento (ver sección 3).

2. Qué datos recopilamos

2.1 Datos de la cuenta (Clínica/profesional)

• Nombre, correo electrónico, teléfono y RUT del profesional o representante de la clínica.
• Datos de la empresa/clínica: razón social o nombre de fantasía, dirección.
• Datos de facturación y pago, cuando se contrata un plan pago — procesados por Flow.cl como pasarela de pago (ver sección 7).
• Registros técnicos de uso de la plataforma (inicio de sesión, actividad de la cuenta).

2.2 Datos clínicos ingresados por la Clínica (fichas clínicas)

La Clínica ingresa en la plataforma los datos de salud de sus propios pacientes: identificación del paciente, antecedentes clínicos, notas de atención, y en algunos casos archivos adjuntos (exámenes, imágenes, documentos). Estos datos constituyen datos sensibles conforme al artículo 2° letra g) de la Ley N° 19.628, por referirse al estado de salud físico o psíquico de una persona.

VirtuaClinic no decide qué datos de pacientes se ingresan, con qué finalidad clínica, ni bajo qué base de consentimiento — esa determinación corresponde a la Clínica, en su calidad de responsable del tratamiento frente a sus propios pacientes.

3. Nuestro rol: responsable vs. encargado del tratamiento

Este es el punto central de esta política y se corresponde con la sección de roles descrita en los Términos de Uso:

• Respecto de los datos de la cuenta (sección 2.1), VirtuaClinic esresponsable del tratamiento: decide cómo y para qué se usan esos datos, y responde directamente ante el titular (la Clínica) y ante la autoridad.
• Respecto de los datos de pacientes (sección 2.2), VirtuaClinic actúa comoencargado del tratamiento (data processor) por cuenta de la Clínica, que es la responsable del tratamiento frente a sus pacientes. VirtuaClinic solo trata esos datos según las instrucciones de la Clínica —almacenarlos, mostrarlos, permitir su edición dentro de las reglas clínicas del sistema— y no los usa para fines propios (marketing, entrenamiento de modelos, venta a terceros, etc.).

En consecuencia, si usted es paciente de una clínica que usa VirtuaClinic y tiene consultas sobre sus datos, debe dirigirse primero a su clínica tratante, que es quien obtuvo su consentimiento y es responsable frente a usted. VirtuaClinic apoya a la Clínica en el cumplimiento de esas solicitudes (ver sección 8).

4. Base legal del tratamiento

Conforme al artículo 10 de la Ley N° 19.628, los datos sensibles solo pueden tratarse cuando la ley lo autoriza, existe consentimiento del titular, o son necesarios para el otorgamiento de beneficios de salud al propio titular. VirtuaClinic exige a cada Clínica, al registrarse, que declare contar con el consentimiento correspondiente de sus pacientes para el registro de su ficha clínica en la plataforma — ese consentimiento se gestiona entre la Clínica y su paciente, fuera de VirtuaClinic.

Para los datos de la propia cuenta (sección 2.1), la base legal es la ejecución del contrato de prestación de servicios descrito en los Términos de Uso.

5. Menores de edad

Reconocemos que profesionales como psicólogos y nutricionistas —parte central de quienes usan VirtuaClinic— atienden regularmente a niños, niñas y adolescentes. En línea con el artículo 16 quáter de la Ley N° 21.719 (vigente desde el 1 de diciembre de 2026), el tratamiento de datos sensibles de adolescentes menores de 16 años requiere el consentimiento de su padre, madre, tutor legal o cuidador, salvo que la ley autorice expresamente otra cosa, y debe respetar el interés superior del niño y su autonomía progresiva.

VirtuaClinic exige a la Clínica declarar, al ingresar la ficha de un paciente menor de edad, que cuenta con el consentimiento correspondiente de su representante legal. VirtuaClinic no verifica de forma independiente ese consentimiento — es responsabilidad de la Clínica.

6. Cuánto tiempo conservamos los datos

Las fichas clínicas se conservan por un plazo mínimo de quince años contados desde el último ingreso de información, conforme al artículo 11 del Decreto Supremo N° 41 de 2012 del Ministerio de Salud (Reglamento sobre Fichas Clínicas). Este plazo se mantiene aun si la Clínica cancela su cuenta o cambia de plan — VirtuaClinic no elimina fichas clínicas antes de cumplirse el plazo legal, salvo instrucción expresa y verificada de la Clínica que asuma la responsabilidad de dicha eliminación anticipada.

Los datos de la cuenta (sección 2.1) se conservan mientras la cuenta esté activa y, tras su cancelación, por el plazo necesario para cumplir obligaciones legales (tributarias, contables) o resolver disputas.

7. Con quién compartimos los datos (encargados y subprocesadores)

VirtuaClinic no vende datos a terceros. Los datos se comparten únicamente con los siguientes proveedores, en su calidad de encargados del tratamiento, estrictamente para operar el servicio:

• Supabase (base de datos, almacenamiento de archivos adjuntos y autenticación) — infraestructura alojada en AWS, región us-east-1 (Norte de Virginia, Estados Unidos). Esto constituye una transferencia internacional de datos. Mientras la Agencia de Protección de Datos Personales no emita una determinación de nivel adecuado de protección para Estados Unidos (Ley N° 21.719, Título V), VirtuaClinic mantiene esta transferencia sobre la base del acuerdo de procesamiento de datos (DPA) de Supabase y sus cláusulas contractuales de protección de datos. Este punto está señalado como pendiente de verificación específica por el abogado revisor.
• Resend — envío de correos transaccionales (confirmación de cuenta, notificaciones), no incluye datos de fichas clínicas.
• Flow.cl — procesamiento de pagos para planes pagos, una vez disponibles. Flow.cl procesa datos de facturación de la Clínica, no datos de pacientes.

No utilizamos actualmente herramientas de analítica de terceros ni compartimos datos con fines publicitarios.

8. Sus derechos

Conforme a la Ley N° 19.628 y, desde diciembre de 2026, a la Ley N° 21.719, usted tiene derecho a acceder, rectificar, cancelar (eliminar, sujeto al plazo mínimo de conservación de la sección 6) y oponerse al tratamiento de sus datos personales, así como a solicitar su portabilidad.

• Si usted es Clínica/profesional, puede ejercer estos derechos directamente escribiendo a soporte@virtuaclinic.cl.
• Si usted es paciente de una clínica que usa VirtuaClinic, debe dirigir su solicitud primero a esa clínica. Si la clínica requiere apoyo técnico para materializar la solicitud (por ejemplo, una exportación de datos), VirtuaClinic la asistirá.

Responderemos las solicitudes dentro de los plazos que establece la ley aplicable al momento de la solicitud.

9. Seguridad

Cada clínica opera en un entorno aislado a nivel de base de datos (aislamiento multi-tenant mediante Row Level Security), de forma que una clínica no puede acceder a los datos de otra. Los datos se transmiten cifrados en tránsito. VirtuaClinic se encuentra actualmente en beta cerrada; en línea con nuestro compromiso de ser honestos sobre lo que falta, señalamos expresamente que el flujo formal de detección y notificación de brechas de seguridad ante la Agencia de Protección de Datos Personales —exigido por la Ley N° 21.719— está en desarrollo y debe estar operativo antes del 1 de diciembre de 2026 (ver issue de seguimiento interno NFR-LEG-05/06).

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la normativa aplicable —en particular, la entrada en vigencia de la Ley N° 21.719 el 1 de diciembre de 2026 dará lugar a una revisión formal de este documento antes de esa fecha. Notificaremos cambios sustanciales a las Clínicas con cuenta activa por correo electrónico.

11. Contacto

Para consultas sobre esta política o para ejercer sus derechos, escríbanos a soporte@virtuaclinic.cl.